Lohnabrechnungen übersetzen für Visa und internationale Entsendungen
Bei internationalen Entsendungen und Visa-Anträgen sind übersetzte Gehaltsnachweise kritisch für die Genehmigung. Konsulate und Einwanderungsbehörden akzeptieren nur beglaubigte Übersetzungen von vereidigten Übersetzern – fehlerhafte oder unvollständige Dokumente führen zu kostspieligen Verzögerungen im Entsendungsprozess und gefährden Projekttermine.
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Warum beglaubigte Übersetzungen für Global Mobility?
Einwanderungsbehörden und Konsulate weltweit verlangen den Nachweis eines ausreichenden Einkommens als Voraussetzung für Arbeits- und Aufenthaltsgenehmigungen. Deutsche Lohnabrechnungen müssen von einem gerichtlich vereidigten Übersetzer nach ISO 17100 übertragen werden, damit sie von ausländischen Behörden anerkannt werden. Ohne diese Beglaubigung riskieren Sie Ablehnungen, die Ihre Entsendungsprojekte um Wochen verzögern können.
Behördliche Anforderungen weltweit
Die Anforderungen an übersetzte Gehaltsnachweise variieren je nach Zielland und Visa-Kategorie erheblich. Global Mobility Teams müssen diese Unterschiede kennen, um Verzögerungen im Genehmigungsprozess zu vermeiden.
Visa-Kategorien und Mindestgehaltsgrenzen
Viele Aufenthaltsgenehmigungen sind an Mindesteinkommensgrenzen geknüpft. Bei der EU Blue Card beispielsweise muss das Jahresgehalt mindestens das 1,5-fache des durchschnittlichen Bruttojahresgehalts des jeweiligen EU-Landes betragen. Für Mangelberufe gilt eine reduzierte Grenze von 1,0-fach. Der Nachweis erfolgt primär über übersetzte Lohnabrechnungen und Arbeitsverträge.
Bei Intra-Company Transfers (ICT) verlangen Behörden den Nachweis, dass die Vergütung den lokalen Marktbedingungen entspricht. Hier sind oft mehrere Monate Gehaltshistorie erforderlich, um ein stabiles Einkommensmuster zu dokumentieren.
Praxis-Hinweis für HR-Abteilungen
Planen Sie die Übersetzung von Gehaltsnachweisen frühzeitig in Ihren Entsendungsprozess ein. Bei Express-Visa-Terminen kann die Beschaffung beglaubigter Übersetzungen zum kritischen Pfad werden. Mit unserem 24h-Express-Service vermeiden Sie Engpässe.
Typische Anforderungen nach Region
| Region | Zeitraum | Besonderheiten |
|---|---|---|
| USA (L-1, H-1B) | 6 Monate | Notarized Translation oft erforderlich |
| Großbritannien | 3-6 Monate | Post-Brexit: Punktesystem mit Einkommensnachweis |
| EU Blue Card | 3 Monate | Mindestgehaltsnachweis obligatorisch |
| VAE / Golfstaaten | 3-6 Monate | Arabische Übersetzung zusätzlich erforderlich |
| China | 6 Monate | Konsularische Legalisation notwendig |
| Australien | 3-6 Monate | NAATI-certified bevorzugt |
Welche Dokumente Sie benötigen
Für eine erfolgreiche Visa-Beantragung im Rahmen internationaler Entsendungen benötigen Sie in der Regel ein Paket aus mehreren Dokumenten. Die Lohnabrechnung bildet dabei den Kern des Einkommensnachweises.
Checkliste für Global Mobility Teams
- Lohnabrechnungen (3-6 Monate): Vollständige monatliche Abrechnungen mit Brutto/Netto-Angaben, Steuerabzügen und Sozialversicherungsbeiträgen
- Arbeitsvertrag: Als ergänzender Nachweis des Beschäftigungsverhältnisses und der vereinbarten Vergütung
- Jahresverdienstbescheinigung: Für den Gesamtüberblick über das Kalenderjahr, insbesondere bei variablen Vergütungsanteilen
- Expat-Zulagen und Allowances: Dokumentation von Auslandszulagen, Wohnkostenzuschüssen und weiteren Benefits
- Bonusvereinbarungen: Bei erfolgsabhängigen Vergütungsbestandteilen
Vollständigkeit sicherstellen
Unvollständige Unterlagen sind der häufigste Grund für Rückfragen und Verzögerungen bei Visa-Anträgen. Stellen Sie sicher, dass alle Seiten der Lohnabrechnungen – einschließlich Rückseiten mit Erläuterungen – in die Übersetzung einbezogen werden.
Häufig benötigte Dokumente für Entsendungen
Arbeitsvertrag
Nachweis des Beschäftigungsverhältnisses und der vertraglichen Vergütungsvereinbarung für Visa-Unterlagen
Jetzt übersetzen →Kontoauszug
Zusätzlicher Finanznachweis zur Untermauerung der Gehaltseingänge bei verschärften Prüfungen
Jetzt übersetzen →Finanzdokumente
Umfassende Finanzunterlagen für komplexe Visa-Kategorien und Investoren-Visa
Jetzt übersetzen →Der Übersetzungsprozess
Ein effizienter Übersetzungsprozess ist für HR-Abteilungen und Global Mobility Teams entscheidend. Unsere Abläufe sind auf die Anforderungen von Unternehmen mit regelmäßigem Entsendungsbedarf optimiert.
Dokumente sicher hochladen
Laden Sie die Lohnabrechnungen über unser verschlüsseltes Portal hoch. Die Übertragung erfolgt SSL-gesichert, alle Daten werden DSGVO-konform auf deutschen Servern verarbeitet. Sensible Gehaltsinformationen sind jederzeit geschützt.
Kostenvoranschlag erhalten
Sie erhalten innerhalb weniger Minuten einen verbindlichen Kostenvoranschlag mit garantiertem Liefertermin per E-Mail. Bei Sammelbeauftragungen für mehrere Mitarbeiter erstellen wir ein konsolidiertes Angebot.
Fachübersetzer beginnt
Ihr Auftrag wird einem gerichtlich vereidigten Übersetzer mit Spezialisierung auf Finanzdokumente zugewiesen. Dieser kennt die korrekte Terminologie für Gehaltsbestandteile, Steuerabzüge und Sozialversicherungsbeiträge.
Beglaubigung und Zustellung
Die fertige Übersetzung wird vom vereidigten Übersetzer beglaubigt. Sie erhalten das Dokument als PDF per E-Mail sowie das gestempelte Original per Post. Bei Bedarf koordinieren wir die Apostillierung.
Zahlung auf Rechnung
Für Unternehmen: Zahlung auf Rechnung mit 14 Tagen Zahlungsziel. Keine Vorkasse erforderlich. Bei Rahmenverträgen vereinbaren wir individuelle Zahlungskonditionen.
Express-Service für dringende Entsendungen
Bei kurzfristigen Visa-Terminen bieten wir einen 24-48h Express-Service an. Ihr Fachübersetzer priorisiert den Auftrag, sodass Sie die beglaubigte Übersetzung termingerecht erhalten. Sprechen Sie uns bei zeitkritischen Projekten direkt an.
Dringende Entsendung? 24h-Service verfügbar.
Länderspezifische Besonderheiten
Die Anforderungen an übersetzte Gehaltsnachweise unterscheiden sich je nach Zielland erheblich. Global Mobility Teams sollten diese Besonderheiten bei der Planung von Entsendungen berücksichtigen.
Vereinigte Staaten von Amerika
Für US-Visa (L-1, H-1B, E-2) verlangen Konsulate häufig eine Notarized Translation – eine Übersetzung, die zusätzlich zur Beglaubigung durch den vereidigten Übersetzer notariell bestätigt wird. Wir koordinieren diesen zusätzlichen Schritt für Sie. In der Regel werden Gehaltsnachweise der letzten sechs Monate angefordert.
Vereinigtes Königreich
Nach dem Brexit gelten für das UK neue Einwanderungsregeln mit einem Punktesystem. Der Einkommensnachweis ist ein zentrales Kriterium. Die Mindestgehaltsschwelle variiert je nach Berufskategorie. Übersetzungen müssen von einem Qualified Translator angefertigt werden – unsere vereidigten Übersetzer erfüllen diese Anforderung.
Volksrepublik China
China ist kein Mitglied des Haager Apostille-Übereinkommens. Dokumente für chinesische Behörden erfordern daher eine konsularische Legalisation. Der Prozess umfasst: Beglaubigte Übersetzung → Überbeglaubigung durch Landgericht → Legalisation durch das chinesische Konsulat. Planen Sie hierfür mindestens zwei bis drei Wochen ein.
Vereinigte Arabische Emirate und Golfstaaten
Für Arbeits- und Aufenthaltsgenehmigungen in den VAE, Saudi-Arabien oder Katar ist neben der deutschen Übersetzung häufig eine arabische Version erforderlich. Wir erstellen beide Sprachversionen aus einer Hand und stellen die terminologische Konsistenz sicher.
Apostille für Haager Vertragsstaaten
Für Länder, die dem Haager Apostille-Übereinkommen beigetreten sind (darunter die meisten EU-Staaten, Australien, Japan, Südkorea), vereinfacht eine Apostille die Beglaubigungskette. Die Apostille wird auf dem deutschen Originaldokument angebracht, die Übersetzung wird dann beglaubigt. Wir übernehmen die Koordination mit den zuständigen Landgerichten.
Ländercheck vor Beauftragung
Bei Unsicherheit über die spezifischen Anforderungen Ihres Ziellandes kontaktieren Sie uns vor der Beauftragung. Unsere Experten kennen die aktuellen Vorgaben der wichtigsten Einwanderungsbehörden und beraten Sie zur optimalen Dokumentenzusammenstellung.
Häufige Fragen
Die Anzahl der erforderlichen Monate variiert je nach Zielland und Visa-Kategorie. Für US-Visa werden in der Regel sechs Monate verlangt, für EU Blue Card-Anträge genügen meist drei Monate. Bei Visa-Kategorien mit Mindesteinkommensgrenzen empfehlen wir, die Monate mit den höchsten Bezügen einzubeziehen. Global Mobility Teams sollten die spezifischen Anforderungen des Ziellandes vor der Beauftragung prüfen.
Die Apostille wird auf dem deutschen Originaldokument angebracht, nicht auf der Übersetzung. Der korrekte Ablauf ist: Apostillierung der Original-Lohnabrechnung durch das zuständige Landgericht, anschließend Erstellung der beglaubigten Übersetzung durch einen vereidigten Übersetzer. Die Übersetzung wird dann mit der apostillierten Originalurkunde verbunden. Wir koordinieren beide Schritte für Sie.
Die Standardbearbeitungszeit für Lohnabrechnungen beträgt drei bis fünf Werktage. Für dringende Entsendungen bieten wir einen Express-Service mit Lieferung innerhalb von 24 bis 48 Stunden an. Bei Sammelaufträgen für mehrere Mitarbeiter stimmen wir den Zeitplan individuell mit Ihrem Global Mobility Team ab. Der garantierte Liefertermin wird im Kostenvoranschlag verbindlich bestätigt.
Ja, für Unternehmen mit regelmäßigem Entsendungsbedarf bieten wir Rahmenverträge mit Vorzugskonditionen an. Diese umfassen Mengenrabatte, priorisierte Bearbeitung, einen festen Ansprechpartner sowie vereinfachte Abrechnungsprozesse. Global Mobility Teams profitieren zusätzlich von standardisierten Abläufen und der Möglichkeit, Aufträge über ein Unternehmensportal zu verwalten. Kontaktieren Sie uns für ein individuelles Angebot.
Der Schutz sensibler Gehaltsinformationen hat höchste Priorität. Alle Daten werden über SSL-verschlüsselte Verbindungen übertragen und auf Servern in Deutschland gespeichert. Unsere Prozesse sind DSGVO-konform. Sämtliche Übersetzer haben strenge Verschwiegenheitserklärungen (NDAs) unterzeichnet. Nach Abschluss des Auftrags werden Ihre Dokumente gemäß Ihren Vorgaben gelöscht oder archiviert. Auf Wunsch schließen wir zusätzliche unternehmensspezifische NDAs ab.
Weitere relevante Dokumente
Arbeitsvertrag übersetzen
Ergänzender Nachweis des Beschäftigungsverhältnisses für vollständige Visa-Unterlagen. Dokumentiert Vergütung, Position und Vertragslaufzeit.
Jahresabschluss übersetzen
Bei Entsendung von Geschäftsführern oder leitenden Angestellten mit Beteiligungen. Nachweis der Unternehmensfinanzen für Investoren-Visa.
Vollmacht übersetzen
Für die Bevollmächtigung von Visa-Agenturen oder Relocation-Dienstleistern zur Antragstellung im Namen des Mitarbeiters.
Beglaubigte Übersetzung für Ihre Entsendung beauftragen
Laden Sie Ihre Lohnabrechnungen sicher hoch und erhalten Sie sofort Ihren Kostenvoranschlag. Für Unternehmen mit regelmäßigem Entsendungsbedarf erstellen wir gerne ein individuelles Rahmenvertragsangebot.
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