Legalisierung von Handelsdokumenten für China: Der komplette Leitfaden für Unternehmen
China erkennt keine Apostille an. Für Ihre Geschäftsaktivitäten in der Volksrepublik benötigen Sie die vollständige konsularische Legalisation Ihrer Dokumente. Ein Fehler in der Legalisierungskette verzögert Ihr Projekt um Wochen und gefährdet Vertragsabschlüsse. Wir begleiten Sie durch jeden Schritt des Prozesses.
Beglaubigte Übersetzung als ersten Schritt sichern
Warum ist für China die konsularische Legalisation erforderlich?
Die Volksrepublik China ist kein Mitglied des Haager Übereinkommens zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation (Apostille-Übereinkommen). Daher müssen deutsche Dokumente für den Einsatz in China die vollständige konsularische Legalisierungskette durchlaufen. Diese umfasst die beglaubigte Übersetzung nach ISO 17100, die Vorbeglaubigung durch das zuständige Landgericht, die Überbeglaubigung durch das Bundesverwaltungsamt und abschließend die Legalisation durch das chinesische Konsulat.
Chinas Dokumentenanforderungen verstehen
Der chinesische Markt stellt hohe Anforderungen an die Dokumentenauthentifizierung ausländischer Unternehmen. Das Ministry of Commerce (MOFCOM) und lokale Behörden wie die Administration for Market Regulation (AMR) verlangen für Unternehmensgründungen, Investitionen und Handelsbeziehungen vollständig legalisierte Dokumente.
Die Anforderungen variieren je nach Unternehmensform und Provinz. Eine Wholly Foreign-Owned Enterprise (WFOE) benötigt andere Dokumentenpakete als ein Joint Venture oder eine Repräsentanz. Zusätzlich können Provinzbehörden in Shanghai, Peking oder Guangdong spezifische Zusatzanforderungen stellen.
Wichtiger Hinweis zur Gültigkeitsdauer
Chinesische Behörden akzeptieren in der Regel nur Dokumente, die nicht älter als sechs Monate sind. Planen Sie Ihre Legalisierung entsprechend, um kostspielige Neuausstellungen zu vermeiden.
Die dreistufige Legalisierungskette – bestehend aus deutscher Vorbeglaubigung, Bundesbeglaubigung und konsularischer Legalisation – ist für alle Geschäftsdokumente obligatorisch. Ein unvollständiger Prozess führt zur Ablehnung durch chinesische Behörden und verzögert Ihr Projekt erheblich.
Die Legalisierungskette: Von Deutschland nach China
Die konsularische Legalisation für China folgt einem festgelegten vierstufigen Verfahren. Jeder Schritt baut auf dem vorherigen auf – ein Überspringen einzelner Stufen ist nicht möglich.
Beglaubigte Übersetzung
Ein gerichtlich vereidigter Übersetzer fertigt die beglaubigte Übersetzung Ihrer Dokumente ins Chinesische an. Die Übersetzung muss nach ISO 17100 erfolgen und mit Stempel sowie Unterschrift des Übersetzers versehen sein. Dies ist die Grundlage für alle weiteren Beglaubigungsstufen.
Vorbeglaubigung durch Landgericht/OLG
Das zuständige Landgericht oder Oberlandesgericht bestätigt die Unterschrift und den Stempel des vereidigten Übersetzers. Diese Vorbeglaubigung ist Voraussetzung für die Bundesbeglaubigung.
Überbeglaubigung durch das Bundesverwaltungsamt
Das Bundesverwaltungsamt (BVA) in Köln beglaubigt die Unterschrift des Landgerichts-/OLG-Beamten. Erst mit dieser Bundesbeglaubigung kann das Dokument dem chinesischen Konsulat vorgelegt werden.
Konsularische Legalisation
Das chinesische Generalkonsulat (Frankfurt, München, Hamburg oder die Botschaft in Berlin) legalisiert das Dokument abschließend. Erst nach diesem Schritt wird Ihr Dokument von chinesischen Behörden anerkannt.
Zeitrahmen: Die gesamte Legalisierungskette dauert im Standardverfahren 3–4 Wochen. Bei dringenden Projekten bieten wir einen Express-Service an, der den Prozess auf 10–14 Tage verkürzen kann. Planen Sie stets ausreichend Pufferzeit für Ihre Projektdeadlines ein.
Der erste Schritt zur China-Legalisierung
Welche Dokumente Sie benötigen
Die erforderlichen Dokumente variieren je nach Art Ihres China-Engagements. Die folgende Übersicht zeigt die typischen Anforderungen für die häufigsten Geschäftsszenarien.
Für Firmengründung (WFOE)
- Handelsregisterauszug (nicht älter als 6 Monate)
- Gesellschaftsvertrag oder Satzung
- Geschäftsbericht der letzten 2–3 Jahre
- Beschluss der Gesellschafter zur Gründung
- Vollmacht für den Vertreter in China
- Bankbestätigung über das Stammkapital
Für Joint Venture
- Alle WFOE-Dokumente plus:
- Feasibility Study (Machbarkeitsstudie)
- Letter of Intent mit dem chinesischen Partner
- Referenzschreiben von Geschäftsbanken
Für Import/Export
- Handelsregistereintragung
- Vollmacht für Zollagenten
- Konformitätsbescheinigungen
- Ursprungszeugnisse
- Qualitätszertifikate (ISO, CE etc.)
Für M&A-Transaktionen
- Vollständige Due-Diligence-Dokumentation
- Jahresabschlüsse und Bilanzen
- Gesellschafterverträge
- Bestehende Verträge und Lizenzen
- IP-Dokumentation (Patente, Marken)
Häufig benötigte Dokumente für China-Geschäfte
Handelsregisterauszug
Nachweis der Unternehmensexistenz für WFOE-Gründung und Behördenregistrierung
Jetzt übersetzen →Gesellschaftsvertrag
Erforderlich für Joint Venture Gründungen und MOFCOM-Registrierung
Jetzt übersetzen →Geschäftsbericht
Für Bonitätsprüfung, Partnerschaften und Investorenpräsentationen
Jetzt übersetzen →Der Ablauf: Von der Übersetzung zur Legalisation
Die effiziente Abwicklung der Legalisierungskette erfordert präzise Planung und Kenntnis der Behördenabläufe. Wir unterscheiden drei Phasen mit unterschiedlichen Bearbeitungszeiten.
| Phase | Inhalt | Dauer (Standard) | Dauer (Express) |
|---|---|---|---|
| Phase 1 | Dokumentenvorbereitung und beglaubigte Übersetzung | 3–5 Werktage | 1–2 Werktage |
| Phase 2 | Vorbeglaubigung (LG/OLG) + Bundesbeglaubigung (BVA) | 5–7 Werktage | 3–4 Werktage |
| Phase 3 | Konsularische Legalisation (Chinesisches Konsulat) | 7–10 Werktage | 4–5 Werktage |
| Gesamt | 3–4 Wochen | 10–14 Tage |
Komplettservice vs. Eigenabwicklung
Sie haben zwei Optionen: Bei der Eigenabwicklung beauftragen Sie uns mit der beglaubigten Übersetzung und führen die Behördengänge selbst durch. Alternativ bieten wir einen Komplettservice an, bei dem wir die gesamte Legalisierungskette für Sie koordinieren – vom Dokumenteneingang bis zur Zustellung des legalisierten Originals.
Empfehlung für Unternehmen
Bei zeitkritischen Projekten oder umfangreichen Dokumentenpaketen empfehlen wir den Komplettservice. Die Koordination mit drei verschiedenen Behörden erfordert Erfahrung und kann bei Fehlern zu erheblichen Verzögerungen führen.
Typische Fehler vermeiden
Die konsularische Legalisation für China ist ein formstrenger Prozess. Fehler führen nicht nur zu Verzögerungen, sondern erfordern oft einen kompletten Neustart der Legalisierungskette – mit entsprechenden Kosten und Zeitverlusten.
Die fünf häufigsten Fehler
Veraltete Dokumente
Chinesische Behörden akzeptieren in der Regel nur Dokumente, die nicht älter als sechs Monate sind. Ein Handelsregisterauszug, der bei Antragstellung älter ist, wird abgelehnt – unabhängig davon, ob die Legalisierung korrekt durchgeführt wurde.
Falsche Konsulatzuständigkeit
Das chinesische Konsulat ist nach Bundesländern zuständig. Ein Unternehmen aus Hamburg kann nicht beim Generalkonsulat München legalisieren lassen. Die Zuständigkeit muss vor Einreichung geprüft werden.
Unvollständige Übersetzung
Alle Bestandteile des Dokuments müssen übersetzt werden – einschließlich Stempel, Siegel, Anhänge und Fußnoten. Eine Teilübersetzung wird vom Konsulat zurückgewiesen.
Fehlende Unterschriftsbeglaubigung
Bei notariellen Urkunden muss die Unterschrift des deutschen Notars ebenfalls in die Legalisierungskette einbezogen werden. Dies wird häufig übersehen.
Unterschätzung des Zeitaufwands
Viele Unternehmen planen zu knapp. Bei Fehlern muss der gesamte Prozess von vorne beginnen. Kalkulieren Sie stets einen Puffer von mindestens einer Woche ein.
Kostenrisiko: Bei Ablehnung durch das Konsulat entstehen erneut Gebühren für alle Beglaubigungsstufen. Je nach Dokumentenanzahl können sich die Kosten dadurch verdoppeln oder verdreifachen.
Häufige Fragen
Die Standardbearbeitung dauert 3–4 Wochen. Mit unserem Express-Service können wir den Prozess auf 10–14 Tage verkürzen. Planen Sie stets eine Woche Pufferzeit ein, da Behördenbearbeitungszeiten variieren können.
Nein, für die konsularische Legalisation muss die beglaubigte Übersetzung in Deutschland durch einen hier vereidigten Übersetzer erfolgen. Nur so kann die deutsche Vorbeglaubigung durch das Landgericht erfolgen, die Voraussetzung für die gesamte Legalisierungskette ist.
Grundsätzlich ja – die konsularische Legalisation wird landesweit anerkannt. Allerdings können einzelne Provinzbehörden zusätzliche Anforderungen stellen. Wir empfehlen, vor der Legalisierung die spezifischen Anforderungen der Zielbehörde zu klären.
Die Behördengebühren betragen ca. 200–300 € pro Dokument (Landgericht, BVA, Konsulat). Hinzu kommen die Kosten für die beglaubigte Übersetzung, die vom Umfang des Dokuments abhängen. Für ein genaues Angebot laden Sie Ihre Dokumente in unser Portal hoch.
Nein, Hongkong ist als Sonderverwaltungszone Mitglied des Haager Apostille-Übereinkommens. Für Hongkong genügt die Apostille, die deutlich schneller und kostengünstiger zu erhalten ist. Gleiches gilt für Macau.
Weitere relevante Dokumente
Vollmacht
Für Ihren Vertreter in China – unverzichtbar für Behördengänge, Vertragsunterzeichnungen und Bankkontoeröffnungen vor Ort.
Patent- und Markenanmeldung
Schützen Sie Ihr geistiges Eigentum in China. Für die Registrierung beim China National Intellectual Property Administration (CNIPA).
Verträge
Handelsverträge, Kooperationsvereinbarungen und Lizenzverträge für Ihre China-Geschäfte.
Ihr China-Projekt startet hier
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