Kontoauszüge für Compliance-Prüfungen: Beglaubigte Übersetzungen für KYC und Proof of Funds
Bei internationalen M&A-Transaktionen und Investmentdeals verlangen ausländische Partner den lückenlosen Nachweis Ihrer Finanzkraft. Kontoauszüge als Proof of Funds müssen dabei nicht nur übersetzt, sondern von gerichtlich vereidigten Übersetzern beglaubigt sein – andernfalls droht der Deal-Stopp. Unsere Fachübersetzer kennen die spezifischen Anforderungen internationaler Compliance-Prüfungen.
Vertrauliche Übertragung. Express-Option verfügbar.
Warum eine beglaubigte Übersetzung für KYC-Prozesse?
Internationale Banken, Investoren und Transaktionspartner akzeptieren im Rahmen von Know Your Customer-Prüfungen ausschließlich beglaubigte Übersetzungen von Finanzdokumenten. Gerichtlich vereidigte Übersetzer nach ISO 17100 bestätigen mit ihrer Unterschrift und ihrem Stempel die Übereinstimmung der Übersetzung mit dem Original. Diese Beglaubigung wird von Aufsichtsbehörden weltweit anerkannt und erfüllt die Anforderungen der EU-Geldwäscherichtlinie sowie internationaler AML-Standards.
KYC-Anforderungen bei internationalen Transaktionen
Die regulatorischen Anforderungen an Know Your Customer- und Anti-Money Laundering-Prüfungen variieren je nach Jurisdiktion erheblich. Für deutsche Unternehmen, die internationale Deals abschließen, bedeutet dies: Finanzunterlagen müssen nicht nur vollständig vorliegen, sondern auch den spezifischen Compliance-Standards des Ziellandes entsprechen.
Regulatorische Rahmenbedingungen im Überblick
In den USA verlangt der PATRIOT Act eine erweiterte Sorgfaltspflicht (Enhanced Due Diligence) bei Transaktionen mit ausländischen Unternehmen. Die EU-Geldwäscherichtlinie (6. AMLD) schreibt umfassende Herkunftsnachweise für Kapital vor. Die FATF-Standards bilden dabei das internationale Fundament, an dem sich Finanzinstitute weltweit orientieren.
Proof of Funds als Deal-Voraussetzung
Bei M&A-Transaktionen, Joint Ventures und Investmentrunden fordern ausländische Partner regelmäßig den Nachweis der Finanzkraft. Kontoauszüge dienen dabei als primärer Proof of Funds. Ohne beglaubigte Übersetzung dieser Dokumente kommt es häufig zu Deal-Verzögerungen oder -Abbrüchen – ein Risiko, das Sie durch professionelle Vorbereitung vermeiden.
Unterschiedliche Anforderungen je nach Transaktionsvolumen
Je höher das Transaktionsvolumen, desto strenger die Dokumentationsanforderungen. Bei Deals über 10 Millionen Euro erwarten Partner typischerweise eine Enhanced Due Diligence mit Kontoauszügen über 12 Monate, ergänzt durch Jahresabschlüsse und Wirtschaftsprüfertestate. Für kleinere Transaktionen genügen oft Auszüge der letzten drei bis sechs Monate.
Welche Finanzunterlagen Sie benötigen
Eine vollständige Dokumentation beschleunigt den KYC-Prozess erheblich. Die folgenden Unterlagen werden bei internationalen Transaktionen am häufigsten angefordert:
- Kontoauszüge der letzten 3–6 Monate (bei Großtransaktionen bis zu 12 Monate)
- Bestätigungsschreiben der Bank (Bank Reference Letter)
- Jahresabschlüsse der letzten zwei bis drei Geschäftsjahre
- Testate von Wirtschaftsprüfern (Auditor's Report)
- Handelsregisterauszug als Nachweis der Unternehmensidentität
- Gesellschaftsvertrag für vollständige Due Diligence
Format-Anforderungen beachten
Internationale Partner akzeptieren in der Regel nur Original-PDFs mit sichtbarem Bankstempel oder digitaler Signatur. Screenshots oder Ausdrucke ohne Authentifizierungsmerkmale werden häufig abgelehnt. Stellen Sie sicher, dass Ihre Kontoauszüge direkt aus dem Online-Banking als signierte PDFs exportiert oder von Ihrer Bank mit Stempel versehen wurden.
Häufig benötigte Dokumente für KYC-Prozesse
Rechtliche Rahmenbedingungen und Standards
Die Übersetzung von Finanzdokumenten für Compliance-Prüfungen unterliegt strengen Qualitäts- und Sicherheitsanforderungen. Als Ihr Partner für internationale Transaktionen erfüllen wir alle relevanten Standards.
ISO 17100: Der internationale Übersetzungsstandard
Die ISO 17100 definiert die Anforderungen an professionelle Übersetzungsdienstleistungen. Sie schreibt unter anderem das Vier-Augen-Prinzip vor: Jede Übersetzung wird von einem zweiten qualifizierten Fachübersetzer geprüft. Für Finanzdokumente setzen wir ausschließlich Übersetzer mit nachgewiesener Expertise im Finanz- und Bankwesen ein.
Beglaubigung durch vereidigte Übersetzer
Gerichtlich vereidigte Übersetzer sind von deutschen Landgerichten zur Anfertigung beglaubigter Übersetzungen ermächtigt. Ihre Beglaubigung – bestehend aus Unterschrift, Stempel und Beglaubigungsvermerk – bestätigt die inhaltliche Richtigkeit und Vollständigkeit der Übersetzung. Diese Beglaubigung wird von Gerichten, Behörden und Finanzinstituten weltweit anerkannt.
Apostille-Anforderungen prüfen
Für Transaktionen mit Ländern, die dem Haager Apostille-Übereinkommen beigetreten sind (u.a. USA, UK, Australien), kann eine Apostille erforderlich sein. Diese bestätigt die Echtheit der Beglaubigung für den internationalen Rechtsverkehr. Wir beraten Sie gerne zu den spezifischen Anforderungen Ihres Ziellandes.
Datenschutz nach DSGVO und internationalen Standards
Finanzdokumente enthalten hochsensible Unternehmensdaten. Unsere Prozesse sind vollständig DSGVO-konform. Alle Daten werden auf Servern in Deutschland verarbeitet und gespeichert. Die Übertragung erfolgt Ende-zu-Ende-verschlüsselt. Nach Projektabschluss werden alle Dokumente gemäß unseren Aufbewahrungsrichtlinien sicher gelöscht.
Der Übersetzungsprozess für sensible Finanzdaten
Unser Prozess ist auf die Anforderungen zeitkritischer Transaktionen ausgerichtet: schnell, sicher und transparent.
Dokumente sicher hochladen
Übertragen Sie Ihre Kontoauszüge über unser verschlüsseltes Portal. Die Datenübertragung erfolgt mit TLS 1.3-Verschlüsselung. Alternativ können Sie Dokumente per verschlüsselter E-Mail senden.
Kostenvoranschlag erhalten
Sie erhalten innerhalb weniger Minuten einen verbindlichen Kostenvoranschlag mit garantiertem Liefertermin. Bei Express-Anfragen kennzeichnen Sie dies bitte im Uploadformular.
Fachübersetzung mit Vier-Augen-Prinzip
Ihr gerichtlich vereidigter Fachübersetzer für Finanzwesen fertigt die Übersetzung an. Ein zweiter Experte prüft Terminologie und Vollständigkeit gemäß ISO 17100.
Beglaubigte Übersetzung erhalten
Sie erhalten die beglaubigte Übersetzung als PDF per E-Mail (für digitale Einreichung) sowie das gestempelte Original per Express-Kurier.
Zahlung auf Rechnung
Für Unternehmen bieten wir Zahlung auf Rechnung mit 14 Tagen Zahlungsziel. Keine Vorkasse erforderlich. Bei wiederkehrendem Bedarf: Rahmenverträge mit Sonderkonditionen.
Express-Service für Deal-Deadlines
Bei zeitkritischen Transaktionen steht Ihnen unser Express-Service zur Verfügung: Lieferung innerhalb von 24–48 Stunden. Für sehr umfangreiche Dokumentationen setzen wir bei Bedarf ein koordiniertes Übersetzerteam ein, um Ihre Deadline zu garantieren.
Für Deal-kritische Übersetzungen mit garantierter Deadline
Typische Fallstricke vermeiden
Aus unserer langjährigen Erfahrung mit internationalen M&A-Transaktionen kennen wir die häufigsten Fehler, die zu Deal-Verzögerungen führen. Vermeiden Sie diese Risiken durch sorgfältige Vorbereitung.
Unvollständige Dokumentation
Der häufigste Grund für Verzögerungen: Die angeforderten Unterlagen sind unvollständig. Prüfen Sie vor der Beauftragung genau, welche Zeiträume und welche Konten abgedeckt sein müssen. Bei Unklarheiten empfehlen wir, direkt mit dem Compliance-Team Ihres Transaktionspartners zu klären.
Fehlerhafte Fachterminologie
Finanzdokumente enthalten spezifische Fachbegriffe, die präzise übersetzt werden müssen. Ein falsch übersetzter Kontotyp oder eine ungenaue Bezeichnung von Transaktionskategorien kann die Compliance-Prüfung gefährden. Unsere Fachübersetzer verfügen über nachgewiesene Expertise im internationalen Finanzwesen.
Fehlende Beglaubigung oder Apostille
Viele Unternehmen bemerken erst kurz vor der Deadline, dass eine einfache Übersetzung nicht ausreicht. Klären Sie frühzeitig, ob eine beglaubigte Übersetzung genügt oder ob zusätzlich eine Apostille erforderlich ist. Der Apostille-Prozess kann zusätzliche Tage in Anspruch nehmen.
Unzureichender Zeitpuffer
Planen Sie ausreichend Zeit ein – auch für unvorhergesehene Rückfragen. Wir empfehlen, die Übersetzung mindestens fünf Werktage vor der Deal-Deadline zu beauftragen. Bei komplexen Dokumentationen oder Apostille-Anforderungen sollten Sie zwei Wochen einplanen.
Häufige Fragen
Die Aktualitätsanforderungen variieren je nach Transaktionspartner und Jurisdiktion. In der Regel werden Kontoauszüge akzeptiert, die maximal drei Monate alt sind. Bei bestimmten Transaktionen – insbesondere im US-amerikanischen Raum – fordern Partner Auszüge, die nicht älter als 30 Tage sind. Wir empfehlen, die spezifischen Anforderungen vorab mit dem Compliance-Team Ihres Partners zu klären.
Für KYC- und AML-Prüfungen ist grundsätzlich eine beglaubigte Übersetzung durch einen gerichtlich vereidigten Übersetzer erforderlich. Einfache Übersetzungen werden von Compliance-Abteilungen und Finanzinstituten in der Regel nicht akzeptiert. Je nach Zielland kann zusätzlich eine Apostille notwendig sein – insbesondere bei Transaktionen mit Partnern in den USA, Großbritannien oder Australien.
Vertraulichkeit hat bei uns höchste Priorität. Alle Übersetzer haben strenge Verschwiegenheitserklärungen (NDAs) unterzeichnet. Die Datenübertragung erfolgt Ende-zu-Ende-verschlüsselt, die Verarbeitung auf ISO 27001-konformen Servern in Deutschland. Nach Projektabschluss werden alle Dokumente gemäß unseren Datenschutzrichtlinien sicher gelöscht. Auf Wunsch stellen wir Ihnen eine projektspezifische NDA aus.
Ja, Sammelaufträge sind problemlos möglich und werden von vielen unserer Unternehmenskunden bevorzugt. Sie laden einfach alle Kontoauszüge in einem Vorgang hoch und erhalten einen Gesamtkostenvoranschlag. Bei größeren Volumina bieten wir Mengenrabatte an. Für Unternehmen mit regelmäßigem Übersetzungsbedarf empfehlen wir einen Rahmenvertrag mit Sonderkonditionen.
Ja, unser Express-Service liefert beglaubigte Übersetzungen innerhalb von 24–48 Stunden. Für sehr umfangreiche Dokumentationen setzen wir ein koordiniertes Team von Fachübersetzern ein, um auch enge Deadlines einzuhalten. Bitte kennzeichnen Sie Ihre Anfrage entsprechend, damit wir die Ressourcen umgehend einplanen können. Der Express-Zuschlag wird im Kostenvoranschlag transparent ausgewiesen.
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Laden Sie Ihre Kontoauszüge sicher hoch und erhalten Sie sofort Ihren Kostenvoranschlag mit garantiertem Liefertermin. Für umfangreiche M&A-Dokumentationen oder wiederkehrenden Bedarf beraten wir Sie gerne persönlich.
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